Program Email
Program komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima email sangat banyak pilihannya. Barangkali bisa diusahakan suatu pembahasan umum yang mencakup hal-hal mendasar yang dimiliki oleh setiap email clients tersebut, akan tetapi jauh lebih baik bila kita merujuk pada satu email client tertentu supaya kita bisa punya orientasi yang sama. Program email yang akan dirujuk di sini adalah Outlook Express buatan Microsoft. Mulai dari versi 3, 4.1, 5.0, dan 5.1 email client yang populer ini memiliki prinsip penggunaan dasar yang sama.

Sebagai catatan, dari berbagai forum diskusi / milis mengenai komputer serta informasi yang tersebar di Internet diperoleh informasi bahwa Outlook Express ternyata sering menunjukkan error bug bila program ini digunakan untuk multiple account dan menerima email dalam jumlah banyak. Akan tetapi bila penggunaannya hanya single account, email client ini cukup stabil. Memang harus diakui bahwa tidak ada program komputer yang sempurna. Oleh karena itu patut pula dipertimbangan email clients alternatif seperti Eudora Pro, Eudora Light, Becky, Calypso, QuickMail Pro, The Bat!, dan lain-lain. Masing-masing program memiliki kelebihan sendiri-sendiri dengan fitur yang berbeda-beda. Semuanya dapat dicari dan diambil secara gratis di Internet.

Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :

1. Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.

2. Carbon Copy / CC
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.

3. Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.

4. Distribution List
Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.

Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.

Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.

5. Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.

Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya.